【自治体事例】万博チケット配布業務をkintoneで構築したら300時間の作業削減

人海戦術？

舞鶴市様で、万博チケットを企業からの6000枚の寄付があり、市内の小中学生に配布することになりました。
当初の計画では、各家庭からはがきで応募し、届いた内容を確認して、エクセルに転記、チケット番号を記入し、はがきに印刷するという気の遠くなるような作業が待っていました。
さすがに負担が大きすぎるとのことから、弊社にご相談をいただきました。

配布の仕組み

今回ご提案したのは、応募をトヨクモさんの"FormBridge"
チケットの配布を"kMailer"を使うことになりました。
舞鶴市様では既に"kinton","FormBridge","Customine"は導入済みでした。
この時期は、人件費や郵送費の値上げの時期とも重なり、"kMailer"で送ることで人件費と郵送費の削減になるとなり、こちらの構成で構築することが決まりました。

二人三脚で構築開始

2週間の構築期間の中で効率よく行うために、担当者さんと"kintone"のスペースを使って、仕様の確認を適宜行い、1週間ほどでプロトタイプが完成しました。
まさに二人三脚で構築作業が進みました。
今回、要件としてあったのが、対象者のチェックとチケットの区分分けでした
チケットの区分は2025年4月1日現在の"年齢"に応じて、大人、中人、小人を設定する必要がありました。
こちらは、標準機能の計算機能を使って実現できました。

一部申し込み状況（申し込み枚数、残りの枚数）を表示する機能を"Customine"で実現しました。

2週間程度で要望の仕組みを構築することができました。

受付開始

予定通り、11月から募集に間に合いました。
開始当初は電話での問合せや、入力誤りがあったりしたので、そこは状況に応じて、その場で"kintone"、"FormBridge"を修正することで大きなトラブル無く稼働できました。

番号の付与もスムーズ

チケット番号は、kintoneの登録された情報をCSVで書き出し、チケット番号を付与し、CSVで読み込む事で、作業の簡略化ができました。

1時間で配布の設定完了

いよいよ、各家庭へのチケットの配布の時が来ました。
kMailerで事前にメールの内容がテンプレートを登録してありましたので、
アプリからちょちょっと設定するだけで、全家庭への配布が出来ました。
時間でおよそ1時間程度でした。
配布時間に予定通り配布が完了しました。

その後、問合せは数件合ったと聞いていますが、非常にスムーズに終わりました。

300時間、240万円の削減を実現

当初は10名以上の人員の確保が想定されていましたが、担当課の3名だけで受付～配布まですることができました。
結果、300時間の作業時間と240万円の費用の削減に繋がりました。
短期間で構築、修正が出来るのは"kintone"と周辺ソリューションを組み合わせは、構築速度が早く、バグのリスクが少ないのがノーコードで実現する強みだと感じました。
自治体さんでも、デジタル活用できない所もあると聞きますが、ちょっとしたことで業務が簡略化できて、時間を有効に使えるようになりますので、今後も、業務改善、時間短縮の力になれたらと思います。

【担当者さんのお声】
アプリ開発は、オンラインでの打ち合わせを2回ほどお 願いして、その後テストしながら少しずつ修正してもらう 形で進めました。実際に出来上がったものを見て、ただ ただ感心しました。
もしこれが紙ベースの作業だったらと想像すると、残業も相当なものになっていたかもしれません。
実は、もともと顧客管理は既存システムから移行して使っていて、訪問管理にも活用していました。その時の経験が、今回の万博チケットの管理にもすごく役立った んです。
例えば、情報を1レコード単位で管理するのか、 それとも世帯単位でまとめるのか、といった判断もスムーズでした。
おかげで、電話応対しながらの管理作業でも、ほとんど残業せずに済みました。
必要な情報をすぐに検索できましたし、メールの送信も迅速に行えまし た。お客様からのメールアドレス変更依頼や、迷惑メールの設定といった細々したことにも、その都度すぐに対応 できたのは大きかったですね。 やはり、データとして情報を持っていることの強みを改めて感じました。